Checklist Untuk Koperasi Baru

Checklist Untuk Koperasi Baru

CHECK-LIST  MENGURUSKAN KOPERASI

BIL	PERKARA	CATITAN
1.	Persediaan Pejabat koperasi -          Nama dan logo koperasi -          carta organisasi -          nama bahagian -          fungsi bahagian -          bilik – bilik pegawai koperasi -          bilik mesyuarat dan bilik fail -          sijil pendaftaran -          piagam pelanggan -          kaunter pelanggan -          Akta Koperasi/Undang-undang Kecil Koperasi Penyediaan Borang-Borang -          Borang menjadi anggota -          Borang menambah saham -          Borang Pinjaman -          Borang Berhenti -          Borang Tambah Saham -          Borang Mohon Bantuan dari SKM -          Borang Pencalunan
2.	Kakitangan -          bilangan kakitangan -          jawatan kakitangan -          Skim gaji, carta organisasi -          skim perkhidmatan yang telah diluluskan oleh              lembaga koperasi -          bayaran perkeso dan lain-lain	Mereka yang tidak berkenaan tidak sepatutnya berada dalam pejabat koperasi.
	-          Latihan kakitangan, latihan konsep koperasi
3.	Pengurusan fail -          fail minit mesyuarat lembaga -          fail minit mesyuarat agung kawasan -          fail minit mesyuarat agung tahunan -          fail minit jawatankuasa-jawatankuasa kecil -          fail urusan dgn SKM -          fail pindaan Undang Undang Kecil koperasi -          fail aduan dari anggota -          fail jkuasa audit dalaman -          fail audit luar -          lain-lain fail -          daftar fail (utk daftarkan semua fail)	Pastikan fail dikemaskinikan dengan minit-minit yang lengkap.
4.	Anggota -          kandungan daftar anggota       o   nama                o   tarikh keanggotaan o   no keanggotaan o   alamat terkini o   telepon no o   jumlah syer o   jumlah yuran o   nama pewaris	Akan disemak oleh pendaftar koperasi. Tiada anggota bersekutu. Anggota hendaklah cukup jumlah saham minimanya mengikut UUK.

5.	Pengurusan akaun -          senarai asset dan pelaburan -          lejer –lejer dan resit-resit -          baucar bayaran -          penyata bank -          buku tunai -          lain-lain dokumen yang berkaitan dengan            pengurusan akaun	Latihan sangat perlu untuk mendapatkan kemahiran menguruskan akaun koperasi. Boleh gunakan system perakaunan yang sesuai.
6.	Aktiviti -          aturan aktivti hendaklah yang diluluskan             dalam mesyuarat agung -          ada kertas cadangan yang telah dipertimbangkan            dalam mesyuarat lembaga dan mesyuarat              agung koperasi -          tiada kepentingan diri lembaga dalam aktiviti tersebut. -          Aktiviti tersebut telah memberi faedah kepada      anggota dan koperasi.	Aturan Aktiiti vlebih merupakan garis panduan bagaimana untuk melaksanakan aktiviti yang telah dipersetujui dalam Mesyuarat agung.
7.	Lembaga koperasi -          rujuk UUK koperasi dari segi tugas dan              tanggungjawab lembaga. -          Mengadakan mesyuarat lembaga berpandujan              agenda dalam UUK koperasi -          Berhemat dan bertekun seperti ahli perniagaan            biasa -          Melaksanakan keputusan mesyuarat agung            koperasi. -          Minitkan setiap keputusan lembaga -          Lembaga yang mengawal perjalanan koperasi,              bertanggungjawab secara bersama atau             berasingan jika ada kesalahan di bawah akta ini. -          Meluluskan cara pembayaran -          Pastikan kourum mesyuarat mencukupi. -          Menerima elaun yang telah diluluskan dalam             mesyuarat agung. -          Sentiasa berhubung dengan anggota antaranya;- o   Memaklumkan aktiviti baru koperasi o   penerangan kepada anggota	Tugas mengendalikan koperasi bukan tugas individu, tetapi hendaklah bekerja secara berpasukan.

Minta anggota menambahkan syer

o   Memaklumkan status anggota.

o   Anjurkan seminar / majlis

8.	Juru audit Dalaman -          menjalankan tugas memeriksa minit dan akaun               koperasi -          menyediakan laporan pemeriksaan kepada       lembaga dan  mesyuarat agung -          membuat pemeriksaan 3 bulan sekali.
9.	Lain-lain Perkara -          lembaga hendaklah sentiasa merujuk Undang-undang kecil dan Akta koperasi dalam menguruskan perjalanan koperasi ini. -          lembaga dan anggota hendaklah memahami prinsip dan falsafah koperasi. Koperasi bukan untuk kepentingan individu atau golongan tertentu. -          Untuk setiap cadangan aktiviti baru kepada lembaga untuk kelulusan, adalah diwajibkan koperasi membentangkan kertas kerja cadangan aktiviti itu yang lengkap bagi memudahkan pertimbangan dibuat. Menguruskan koperasi sebagai sebuah entiti perniagaan yang mempunyai visi, misi dan perancangan strategik yang jelas
	--------------------------------------------------------------- PANDUAN PLAN TINDAKAN SELEPAS PENDAFTARAN KOPERASI Antara tindakan SEGERA yang perlu diambil oleh koperasi ialah:-  Menyimpan Sijil Pendaftaran, Undang-undang Kecil, Akta dan Peraturan Koperasi serta segala rekod-rekod koperasi di tempat yang selamat dan di alamat berdaftar koperasi. Menyusun pentadbiran melalui mesyuarat Lembaga dan melantik pegawai koperasi sebagai contoh Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari serta menentukan tugas yang ditetapkan di bawah Undang-undang Kecil. Mengkaji atau meneliti Undang-undang Kecil agar segala tindakan seterusnya adalah berasaskan kepada Undang-undang Kecil yang didaftarkan dan diterima pakai. Mendapatkan/menyimpan satu salinan Akta Koperasi 1993 dan Peraturan-peraturan Koperasi 1995 serta sebarang pindaan untuk rujukan. Menganjurkan majlis penerangan/kursus kepada anggota-anggota. Koperasi asas hendaklah dianggotai sekurang-kurangnya 50 orang (minimum)  Koperasi Menengah pula dianggotai sekurang-kurangnya 2 koperasi asas –Akta Koperasi. Mengumpul syer-syer minimum anggota-anggota untuk memperolehi hak, kewajipan dan liabiliti serta bagi menghadiri mesyuarat agung pertama koperasi dan mesyuarat agung seterusnya mengikut Undang-undang Kecil Koperasi. Mengurus dan mengemaskini akaun koperasi supaya diaudit mengikut jadual bagi membolehkan koperasi mengadakan mesyuarat agung tahunan dalam tempoh 6 bulan selepas berakhirnya tahun kewangan. Mengadakan Mesyuarat Lembaga dan Mesyuarat Agung Tahunan mengikut jadual. Senarai anggota Lembaga hendaklah dikemukakan dalam tempoh 15 hari kepada Pendaftar Koperasi dan minit-minit mesyuarat hendaklah dihantar satu salinan kepada Pendaftar Koperasi Negeri dalam tempoh 30 hari dari tarikh mesyuarat Berhubung dengan pegawai penyelia koperasi di SKM berhampiran  untuk mendapat nasihat, bimbingan dan tunjuk ajar dari masa ke semasa Tanda budaya organisasi yang tidak sihat.  Di antara petanda-petanda organisasi yang tidak diurus dengan baik boleh dilihat melalui tingkah laku pengurusan: terlalu banyak komplin dan pertikaian  atas Koperasi itu, tiada sikap prihatin lembaga koperasi terhadap keperluan anggota, terlalu sedikit pembaharuan dalam produk atau perkhidmatan atau cara berurusan dengan  anggota.  kakitangan dan pengurusan tidak aktif dan mengambil sedikit inisiatif untuk  melakukan perubahan dan memperbaiki. Tidak tahu bahawa anggota adalah tuan punya.

 pihak pengurusan hanya melaksanakan operasi biasa tidak ‘business oriented’,  pengurusan lewat atau tidak mengambil tindakan atas mereka yang tidak menunjukkan prestasi yang diharapkan.

•  pihak pengurusan tidak secara aktif melaksanakan perubahan tetapi hanya pandai cakap sahaja dan tujuan mereka.
• menerima sahaja prestasi organisasi yang mula menurun dan sikap memadai atas keadaan koperasi.

 Petanda-petanda di atas merupakan alasan biasa yang terjadi atas organisasi yang tidak sihat khasnya Koperasi.

PANDUAN MESYUARAT AGUNG KAWASAN

1.         Lembaga  Koperasi boleh menentukan beberapa kawasan yang dikehendaki. Mereka yang layak dalam kawasan tersebut hendaklah diberi notis 15 hari dari tarikh mesyuarat agung kawasan tersebut. Notis hendaklah mengandungi tarikh, masa , tempat dan agenda mesyuarat. Anggota yang layak adalah anggota yang telah membayar syer minima mengikut Undang-undang Kecil Koperasi.

2.     Jumlah kourum mesyurat dan bilangan perwakilan yang akan dilantik hendaklah dirujuk dalam Undang-umdang Kecil Koperasi. Contohnya: 30 orang anggota yang pertama , 2 perwakilan. Tambahan 30 orang berikutnya, seorang perwakilan dan jumlah perwakilan kawasan tersebut hendaklah tidak melebihi 20 orang.

3.         Bilangan perwakilan yang dipilih itu hendaklah berdasarkan jumlah anggota yang layak hadir dalam kawasan tersebut.

4.               Kourum mesyuarat agung kawasan hendaklah 1/3 daripada jumlah anggota yang layak menerima notis (yang layak hadir). Setengah Undang-undag Kecil membuat tambahan bilangan , iaitu yang mana kurang. Contohnya: 1/3 atau 10 orang adalah cukup kourum mesyuarat.

5.                  Agenda mesyuarat agung kawasan mengikut Undang-undang Kecil ialah:

a.       Membincang dan menimbangkan akaun koperasi;

b.      Menimbangkan deraf belanjawan tahunan  koperasi;

c.       Cadangan pindaan Undang-undang Kecil dan aturan aktiviti, jika ada

d.      Melantik perwakilan ke mesyuarat agung tahunan;

e.       Membincangkan usul-usul yang diterima 7 hari sebelum mesyuarat kawasan tersebut.

6.       Para perwakilan yang hadir hendaklah memilih seorang pengerusi dan seorang setiausaha untuk mencatit perjalanan mesyuarat. Senarai kehadiran hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya nama, no kad pengenalan dan tanda tangan.

7.             Minit mesyuarat yang ditulis hendaklah terang dan jelas. Pastikan nama pencadang dan penyokong dicatit. Minit yang ditanda tangan oleh Pengerusi dan Setiausaha hendaklah dihantar ke pejabat koperasi dalam tempoh 1 minggu selepas mesyuarat kawasan selesai.

8.               Jika sesuatu kawasan itu tidak mempunyai wakil penyelaras, lembaga boleh menghadiri mesyuarat tersebut untuk memberi ucapan alu-aluan. Lembaga boleh mengadiri mana-mana mesyuarat kawasan, bergantung kepada kelulusan belanjawan yang ada dan keputusan mesyuarat lembaga sebelumnya.

9.      Jika tidak cukup kourum selepas 30 minit, mesyuarat agung kawasan tersebut hendaklah dibatalkan dan dipanggil mesyuarat (notis ) yang baru. Jika masih tidak cukup kourum selepas panggilan mesyuarat kali ke 2 ini, maka hilanglah hak perwakilan kawasan tersebut.